UŽDUOČIŲ VALDYMO PROCEDŪRA

 

1.      PASKIRTIS

Procedūros paskirtis yra organizuoti įmonėje efektyvų darbuotojų užduočių valdymą. Dokumente nurodoma, kaip verslo valdymo sistemos pagalba suplanuojamos, paskirstomos darbuotojų užduotys, kaip koordinuojamas komandinis darbuotojų darbas

2.      TAIKYMO SRITIS

Ši procedūra taikoma visuose įmonės padaliniuose. Už šios procedūros reikalavimų vykdymą atsako vykdantysis direktorius.

 

3.      PAAIŠKINIMAI

 

Procesas – tarpusavyje susijusių funkcijų visuma, kuri gavinius paverčia produkcija.

Procedūra – nustatyta ir aprašyta proceso vykdymo tvarka.

Procesų schemos – grafinis proceso scenarijaus atvaizdavimas. Procesų schemos sudaromos tam, kad būtų galima vizualizuoti įmonės procesus. Tai sudaro galimybę įmonės darbuotojams vienodai pamatyti visas proceso dalis ir nustatyti, kiek šios proceso dalys suderintos viena su kita, leidžia pamatyti silpnas proceso dalis. Procesų schemos leidžia įmonės vadovams planuoti, kokias proceso dalis reikės gerinti.

Administracinis valdymas  - tai išteklių ir darbo užduočių paskirstymo tarp organizacijos narių procesas, kuris leidžia pasiekti strateginius tikslus.

Sistemos pranešimas – sistemos pranešimas, apie paskirtą užduotį arba suplanuotų veiksmų vykdymo pradžią.

Paraiška – darbuotojo kreipimasis į kitą skyrių tikslu gauti reikiamą informaciją arba pagalbą.

Santrumpos (raidiniai pavadinimų trumpiniai) — tai pavadinimų trumpiniai, sudaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių. Nesavarankiški žodžiai (jungtukas ir, prielinksniai) praleidžiami. Tiek lietuviški, tiek iš kitų kalbų išversti ar paimti raidiniai sutrumpinimai rašomi be taškų.

Santrumpos darbuotojų kompetencijų lentelėje

T - tvirtina, A - atlieka , D - dalyvauja, Ig – informacija gauna, Ip – informaciją pateikia, Kn – kontroliuoja

 

Verslo valdymo sistemoje registruojamos 5 tipų užduotys:

§         darbuotojo suplanuoti veiksmai sistemoje;

§         vadovo paskirtos užduotys pavaldiniui;

§         gautos užduotys iš kito padalinio;

§         projekto vadovo suplanuotos užduotys projekto dalyviams;

§         užduotys partneriams (juristui, IT darbuotojui, reklamos agentūroms, subrangovams ir kt.).

4.      UŽDUOČIŲ VALDYMO PROCESAS

 

Darbuotojų kompetencijų lentelė

 

Eil.

Nr.

VYKDYTOJAI

 

 

VEIKSMAI

Dokumentai

Gen. direktorius

Darbuotojai

Padalinio vadovas

Projekto vadovas

Sistema

4.1

Darbuotojo veiksmų registravimas sistemoje

 

Ig

A

Kn

 

 

4.2

Užduoties vykdymo priminimo registravimas sistemoje

 

 

A

 

 

Ig

4.3

Registruotos užduoties bendrame kalendoriuje rodymas

 

 

 

 

 

A

4.4

Užduoties vykdymo pradžios registravimas sistemoje

 

 

A

Kn

 

 

4.5

Papildomų pajėgų pritraukimas

Paraiška F

 

A

Kn

 

 

4.6

Informacijos iš dokumentų bazės gavimas

 

 

A

Ig

 

Ip

4.7

Informacijos užsakymas iš kito skyriaus

Paraiška F

 

A

Kn

 

 

4.8

Informacijos iš kito skyriaus gavimas

 

 

A

Kn

 

 

4.9

Paskirtos užduoties vykdymas

 

 

A

Kn

 

 

4.10

Geriausio užduoties vykdymo būdo aprašymas

 

 

A

Kn

 

Ig

4.11

Užduoties vykdymo pabaigos registravimas

 

 

A

Kn

 

 

4.12

Vadovo užduočių  darbuotojams registravimas sistemoje

 

 

Ig

A

 

 

4.13

Vadovo užduočių  žymėjimas darbuotojo kalendoriuje

 

 

 

 

 

A

4.14

Užduoties vykdymo priminimo registravimas sistemoje

 

 

Ig

A

 

 

4.15

Projekto plano sudarymas

Projekto planas F

 

Ig

Kn

A

 

4.16

Projekto dalyvių užduočių suvedimas į sistemą

 

 

Ig

Kn

A

 

4.17

Užduočių vykdymo rezultatų matavimas

 

Kn

Ig

A

A

Ip

 

 

 

 

 

4.1.       Darbuotojo suplanuotų veiksmų registravimas sistemoje.

4.1.1.                  Darbuotojas registruoja sistemoje tuos veiksmus, kurios nurodytos darbo reglamente arba kurias nurodo tiesioginis vadovas (kurių vykdymo eigą ir terminus reikia kontroliuoti, kurių registravimas turi įtakos ataskaitoms).

4.1.2.                  Darbuotojas užduotis registruoja sistemoje jam paskirtoje užduočių kortelėje, kurioje nurodyti darbuotojo vardas, pavardė, pareigos, darbuotojo identifikacijos numeris, kontaktiniai duomenys (telefonai, el. pašto adresas), skyrius.

4.1.3.                  Registruodamas savo veiksmus arba darbo planus, darbuotojas nurodo užduoties pavadinimą, tipą, užduoties prioritetą (vykdymo svarbumą), planuojamą pradžios ir pabaigos datą, užduoties vykdymo būseną.

4.2.       Užduoties vykdymo priminimo registravimas sistemoje

4.2.1.                  Jeigu yra būtinybė, kad sistema primintų apie užduoties vykdymo pradžią, darbuotojas registruodamas užduotį, įjungia priminimo funkciją sistemoje.

4.2.2.                  Sistema nurodytu laiku informuoja darbuotoją, kad būtina pradėti vykdyti užduotį.

4.3.       Registruotos užduoties bendrame kalendoriuje rodymas.

4.3.1.                  Užregistravus užduotį sistemoje, planuojamas užduoties vykdymo laikas rezervuojamas  bendrame įmonės kalendoriuje. Tokiu būdu išvengiamas užduočių dubliavimas. Vadovas mato bendrą darbuotojų užimtumą kalendoriuje.

4.4.       Užduoties vykdymo pradžios registravimas sistemoje

4.4.1.                  Darbuotojas vykdydamas užduotį, registruoja realią užduoties vykdymo pradžią ir pabaigą, kas įgalina pamatuoti užduoties trukmę ir kaštus.

4.5.       Papildomų pajėgų pritraukimas.

4.5.1.                  Jeigu užduoties vykdymui reikalingi papildomų darbuotojų resursai, sistemoje nusiunčiama paraiška darbuotojams, kurių dalyvavimas būtinas sėkmingam užduoties įvykdymui.

4.5.2.                  Visų darbuotojų kortelėse, kurie dalyvauja užduoties vykdyme, sistema registruoja deleguotą užduotį.

4.6.       Informacijos iš el. dokumentų bibliotekos gavimas.

4.6.1.                  Verslo valdymo sistemoje yra sukurta centralizuota el. dokumentų biblioteka, suteikianti reikiamą informaciją užduoties vykdymui. Informaciją užduoties vykdymui galima gauti peržiūrint dažniausiai užduodamus klausimus, registruotus sistemoje arba pasinaudojant dokumentų bazėje patalpintais dokumentais.

4.6.2.                  Reikiami dokumentai surandami pagal paieškos žodžius, raktinius žodžius, katalogo pavadinimą, dokumentų pavadinimą arba Nr. Pasinaudojus dokumentų ir žinių baze, sutrumpėja užduoties vykdymo laikas, padidėja įvykdymo efektyvumas.

4.6.3.                  Jeigu yra būtinybė, prie vykdomos užduoties darbuotojo kortelėje prijungiamos nuorodos į dokumentus, kuriais buvo pasinaudota, vykdant užduotį (pvz. išsiųsti įmonės prisistatymai, pasiūlymai ir kt.). Tokiu būdu užduoties vykdymo istorijoje galima analizuoti, ar efektyviai dokumentai buvo panaudoti.

4.7.       Informacijos užsakymas iš kito padalinio.

4.7.1.                  Jeigu užduoties vykdymui neužtenka informacijos, kuri yra dokumentų bibliotekoje arba reikalinga kito padalinio papildoma informacija bei pagalba, siunčiama paraiška kitam padaliniui. Paraiškos nusiuntimas kitam padaliniui yra traktuojamas kaip užduotis (paraiška) „vidiniam klientui“ aptarnauti.

4.7.2.                  Jeigu užduoties vykdyme dalyvauja subrangovai, tokiu pačiu principu subrangovams bei partneriams suformuojamas užduotis sistemoje ir išsiunčiama iš sistemos, užregistruojant išsiuntimo terminus

4.7.3.                  Paraišką sistema registruoja paraišką išsiuntusio darbuotojo kortelėje. Paraiškoje nurodoma: prašoma paslauga, prioritetas (prašomas sprendimo greitis), skyrius, kuriam skirta paraiška, paraiškos vykdytojas, paraišką sukūrusio žmogaus vardas ir pavardė, pageidaujama paraiškos vykdymo pradžia ir pabaiga, paraiškos įvykdymo trukmė.

4.8.       Informacijos iš kito skyriaus gavimas.

4.8.1.                  „Vidinis klientas“ gauna užsakytą informaciją arba pagalba, kas sudaro galimybę darbuotojui laiku įvykdyti užduotį. Įmonėje iš anksto paruoštas susitarimų reglamentas, nurodantis per kiek laiko sutarta atsakyti į vieną arba kitą paraiškos tipą.

4.8.2.                  Suteikus paslaugą, paraišką uždaro paslaugą suteikęs darbuotojas, įrašydamas paslaugos suteikimo laiką.

4.8.3.                  „Vidinis klientas“ (užsakovas), gavęs informaciją, turi galimybę įvertinti suteiktos paslaugos operatyvumą ir kokybę. Vidinis klientas sistemoje įvertina suteiktos paslaugos kokybę balais.

4.8.4.                  Generalinis direktorius nagrinėja paraiškų vykdymo ataskaitą ir nustato, kiek ir kokių paraiškų neišsprendžiami per analizuojamą periodą.

4.8.5.                  Generalinis direktorius analizuodamas paraiškų sprendimo vertinimus, nustato, kokios yra įmonės darbo organizavimo problemos. Paraiškų istorija išsaugo vertingą užduočių sprendimo istoriją, kuri naudojama priimant valdymo sprendimus.

4.8.6.                  Paraiškose esanti informacija naujam darbuotojui padeda greičiau adaptuotis įmonėje, nes suteikia informaciją, kaip sprendė užduotis iki jo dirbęs darbuotojas. Paraiškoje matoma visa komunikavimo istorija tarp padalinių, partnerių, subrangovų, bei užduočių sprendimo būdai, naudojami dokumentai.

4.9.       Paskirtos užduoties vykdymas.

4.9.1.                  Jei vykdant užduotį, reikia atlikti eilę veiksmų, darbuotojas, registruoja veiksmų seką.

4.9.2.                  Vadovas gali kontroliuoti užduoties vykdymo eigą, jos vykdymo terminus, prireikus koreguoti užduoties vykdymo scenarijų.

4.10.   Geriausio užduoties vykdymo būdo aprašymas.

4.10.1.              Jeigu atlikdamas sudėtingą užduotį, darbuotojas randą optimaliausią jos sprendimo būdą, darbuotojas aprašo geriausią užduoties sprendimą sistemoje. Tokiu būdu surenkama geriausia praktika, kurią naudodami kiti darbuotojai gali su minimaliais kaštais atlikti sudėtingas užduotis.

4.11.   Užduoties vykdymo pabaigos registravimas

4.11.1.              Įvykdęs užduotį, darbuotojas registruoja užduoties kortelėje įvykdymo laiką. Sistema suskaičiuoja užduoties vykdymo trukmę, pagal poreikį, užduoties vykdymo kaštus.

4.11.2.              Jei užduotis buvo paskirta vadovo, sistemą informuoją vadovą apie pavaldinio užduoties įvykdymą.

4.12.   Vadovo užduočių  darbuotojams registravimas sistemoje.

4.12.1.              Tiesioginis vadovas pasirenka reikiamo darbuotojo kortelę sistemoje. Darbuotojo kortelėje vadovas patikrina, ar tuo metu darbuotojas nėra suplanavęs darbų.

4.12.2.              Jeigu aukštesnio lygio vadovo deleguojama užduotis yra prioritetinė, aukštesnio lygio vadovas suderina su tiesioginiu darbuotojo vadovu naujos užduoties paskyrimo terminus.

4.12.3.              Darbuotojas perplanuoja sistemoje registruotus veiksmus pagal prioritetus.

4.13.   Vadovo užduočių žymėjimas bendrame kalendoriuje.

4.13.1.              Darbuotojo suplanuoti veiksmai ir vadovo paskirtos užduotys žymimos bendrame įmonės kalendoriuje. Tokiu būdu matomas bendras darbuotojo užimtumas ir išvengiamas užduočių dubliavimas.

4.14.   Vadovo užduoties vykdymo priminimo registravimas sistemoje.

4.14.1.              Jeigu yra būtinybė, kad sistema primintų apie užduoties vykdymo pradžią, vadovas registruodamas užduotį, įjungia priminimo funkciją sistemoje.

4.14.2.              Sistema nurodytu laiku informuoja darbuotoją, kad būtina pradėti vykdyti užduotį.

4.14.3.              Toliau darbuotojas užduočių vykdymas ir veiksmų registravimas atliekamas pagal aprašymą punktuose 4.4 – 4.11.

4.15.   Projekto vadovo užduočių registravimas

4.15.1.              Jeigu užduoties vykdymui būtina suformuoti projekto darbo grupę, projekto vadovas sudaro projekto planą.

4.16.   Projekto dalyvių užduočių suvedimas į sistemą

4.16.1.              Suplanuotos projekto užduotys įvedamos į sistemą ir priskiriamos atsakingiems darbuotojams.

4.16.2.              Darbuotojo suplanuoti veiksmai ir vadovo paskirtos užduotys matomos bendrame įmonės kalendoriuje. Tokiu būdu matomas bendras darbuotojo užimtumas ir darbuotojo dalyvavimas projekte.

4.16.3.              Jeigu yra būtinybė, kad sistema primintų apie projekto užduoties vykdymo pradžią, vadovas registruodamas užduotį, įjungia priminimo funkciją sistemoje.

4.16.4.              Sistema nurodytu laiku informuoja darbuotoją, kad būtina pradėti vykdyti užduotį.

4.16.5.              Toliau darbuotojas užduočių vykdymas ir veiksmų registravimas atliekamas pagal aprašymą punktuose 4.4 – 4.11.

4.17.   Užduočių vykdymo rezultatų matavimas

4.17.1.              Darbuotojui įvedus užduoties vykdymo pradžios ir pabaigos laiką, sistema suskaičiuoja užduoties vykdymo trukmę, kuri reikalinga užduoties vykdymo kaštams arba kitiems užduočių rodikliams matuoti.

4.17.2.              Sistema parodo, kiek laiko ir kokio tipo užduotis darbuotojas vykdė kiekvieną dieną. Kiek valandų buvo dirbta per savaitę ir kitus statistinius duomenis.

4.17.3.              Užduoties kortelėje yra registruota visa su užduotimi susijusi informacija. Vadovas gali periodiškai generuoti darbuotojų veiksmų ataskaitas ir analizuoti darbuotojų veiklą bei surinktą informaciją norimais kriterijais:

§         užduočių vykdymo trukmę;

§         užduočių vykdymo kaštus;

§         užduočių vykdymo efektyvumą;

§         kiekvieno darbuotojo įvykdytų užduočių kiekį;

§         užduočių vykdymo istoriją;

§         užduočių vykdymo greitį, kai dalyvauja keli skyriai ir partneriai;

§         laiku neišspręstų užduočių kiekį ir priežastis;

§         panaudotus dokumentus užduoties metu.

4.17.4.              Sistema suteikia galimybę analizuoti, kiek paraiškų subrangovai, partneriai neįvykdė laiku (pagal sutartas aptarnavimo sąlygas ir kitus aptarnavimo rodiklius).

4.17.5.              Kadangi informacija suvesta užduočių kortelėse, mėnesio pabaigoje vadovas sugeneruoja darbuotojų mėnesinę darbų ataskaitą.

 

 

5. NUORODOS

LST EN ISO 9000:2007 Kokybės vadybos sistemos. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (ISO 9000:2005).

LST EN ISO 9001:2008 Kokybės vadybos sistemos. Reikalavimai (ISO 9001:2008).

LST EN ISO 9004:2001 Kokybės vadybos sistemos. Veiklos gerinimas. Rekomendacijos (ISO 9004:2000).