TIEKĖJŲ DARBO BROKO VALDYMO TVARKA

PASKIRTIS

 

Šios tvarkos tikslas  – reglamentuoti tiekėjų darbo broko ir produkto broko apskaitą bei pretenzijų tiekėjams pateikimo  taisykles. Taisyklės padės sumažinti tiekimo proceso kaštus ir nuostolius, bei įtakoti tiekėjus pagal ISO 9001 standarto reikalavimus.

APRAŠYMAS

1.       Pirkimų vadybininkas, formuoja ir pateikia pirkimo užsakymus tiekėjams.

2.       Pirkimų vadybininkas, užsakymą registruoja, suteikdamas jam individualų numerį. Pirkimų užsakymai tiekėjams pateikiami, abejoms pusėms priimtinoje formoje.

3.       Tiekėjas, gavęs užsakymą, per nustatytą sutartyje laikotarpį, Pirkimų vadybininkui turi atsiųsti užsakymo patvirtinimą ar visos prekės, kurios nurodytos užsakyme, bus pristatytos. Jei nėra galimybės pristatyti visų prekių, tiekėjas turi nurodyti kokios prekės bus nepristatytos ir paaiškinti nepristatymo priežastį. Užsakymo patvirtinime tiekėjas nurodo prekių pristatymo datą.

4.       Pirkimų vadybininkas apie užsakymo patvirtinimą ir įvykdymo terminus informuoja pardavimų vadybininkus, bei sandėlininką, kuris, gavus prekes atliks prekių patikrą. Bet kokie nukrypimai nuo prekių pateikimo terminų, turi būti suderinti su pardavimų vadybininkais.

5.       Iš tiekėjo gavus sąskaitą faktūrą, arba išankstinio apmokėjimo sąskaitą, joje esančios prekės turi sutapti su tiekėjo patvirtintu užsakymu. Jei dokumentuose rastas nesutapimas, skirtumas tarp duomenų registruojamas „Tiekėjų neatitikčių registravimo žurnale“. Žurnalas saugomas pas Pirkimų vadybininką.

6.       Pirkimo s vadybininkas žurnale registruoja tiekėjų darbo broką, nurodydamas užsakymo, kuriame rasta neatitikimų, numerį (grafa Nr. 4). Nurodomas tiekėjas, kuris neįvykdė užsakymo pagal pateiktą patvirtinimą, pateikiamas trumpas neatitikties aprašymas (kokios prekės, kokiai sumai nepateiktos, kokios prekės pateiktos ne pagal užsakymą, keliomis dienomis prekės pateiktos pavėluotai). Užregistruodamas tiekėjo neatitiktį žurnale, Pirkimų vadybininkas turi argumentą prieš pardavimo vadybininkus, kodėl prekių sandėlyje nėra ir kodėl negalima patenkinti klientų poreikių.

7.       Jei, sandėlininkui tikrinant iš tiekėjo gautas prekes, randamas prekių neatitikimas ar brokas, sandėlininkas, aptiktą neatitikį, turi užfiksuoti „Priėmimo-perdavimo akte“ (Priedas A), nurodydamas brokuoto produkto pavadinimą, tipą, tiekėjo pavadinimą, iš kurio gauta neatitiktinė prekė. Priėmimo-perdavimo aktą pasirašo vairuotojas ir sandėlininkas. Tuo atveju, kai prekės tiekiamos iš užsienio, vietoj Priėmimo-perdavimo akto pasirašomas CMR dokumentas.

8.       Sandėlininkas Priėmimo-perdavimo aktus ir CMR dokumentus perduoda Pirkimų vadybininkui.

9.       Pirkimų vadybininkas „Tiekėjų neatitikčių registravimo žurnale“ užregistruoja neatitiktis, kurios buvo užfiksuotos Priėmimo-perdavimo akte arba CMR dokumente.

10.    Užsakymų vykdymo eigą kontroliuoja Pirkimų skyriaus vadovas. Pirkimų skyriaus vadovas, įvertina užregistruotos neatitikties pobūdį ir ieško tiekėjo neatitikties sprendimo būdų. Jei problemą gali spręsti logistikos vadovo pavaldume esantys darbuotojai, jis paskiria sprendėją ir sprendimo būdą. Jei Pirkimų vadovo pavaldus darbuotojas negali išspręsti problemos, sprendėju priskiriamas pats Pirkimų vadovas. Jei tiekėjo neatitikties negalima įspręsti Pirkimų padalinio kompetencijos ribose, Pirkimų vadovas kreipiasi į procesų analitiką. Procesų analitikas ieško sprendimo kartu su kelių padalinių vadovais. Jei sprendimas nepriimtas, informuoja direktorių. Sudaroma darbo grupė iš kelių padalinių vadovų, tiekėjo neatitikčiau spęsti.

11.    Sandėlininkas ant brokuotos prekės klijuoja lipduką “NEATITIKTINIS Nr.____” (įrašant priėmimo-perdavimo akto arba CMR dokumento numerį). Neatitiktinės prekės, iki grąžinimo tiekėjui, yra saugojamos atskirai nuo atitiktinių. Priėmimo-perdavimo aktai saugomi pas logistikos skyriaus vadovą.

12.    Pirkimų vadybininkas organizuoja neatitiktinių prekių grąžinimą tiekėjams ir pakeitimą nauja preke klientui. Prekė ar jos sudedamosios dalys privalo būti įpakuotos, kad nebūtų pažeistos transportavimo metu.

13.    Procesų analitikas 2 kartus per mėnesį tikrina žurnalo pildymo teisingumą, analizuoja neatitikčių atsiradimo priežastis, priimtų sprendimų efektyvumą.

14.    Procesų analitikas, patikrinęs žurnalą palieka įrašą „Žurnalas patikrintas“, nurodo patikrinimo datą ir pasirašo. Jei yra pastabų, parašo – „Žurnalas patikrintas“, išvardina pastabas, nurodo patikrinimo datą ir pasirašo.

15.    Procesų analitikas apie pateiktas pastabas informuoja direktorių. Direktorius ir procesu analitikas ieško sprendimo būtų pastaboms naikinti.

16.    Mėnesio pabaigoje, „Priėmimo-perdavimo aktus“, CMR dokumentus ir „Tiekėjų neatitikčių registracijos žurnalą“ analizuoja procesų analitikas. Procesų analitikas, susistemina jam pateiktą informaciją apie užfiksuotas neatitiktis. Statistiniu būdu matuoja, kiek per mėnesį negauta užsakytų prekių, kiek pristatyta brokuotų prekių, skaičiuojama prarastų pardavimų suma.

17.    Mėnesio pabaigoje, procesų analitikas paruošia raštą tiekėjams su statistine informacija apie tiekėjo darbo trūkumus ir sutarties sąlygų nesilaikymą. Raštas išsiunčiamas tiekėjų kompanijos atsakingam asmeniui, nurodant dienų skaičių, po kurio laukiamas atsakymas.

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

1.       Šia tvarka turi vadovautis visi įmonės darbuotojai.

2.       Už tvarkos įdiegimą atsakingas Pirkimų skyriaus vadovas.

3.       Už tvarkos vykdymo kontrolę atsakingas Procesų analitikas.

 

 

 

 

Priedas A                                                                                                                  

 

 

2008: _________

 

PRIĖMIMO-PERDAVIMO AKTAS Nr.______

 

 

PRODUKTO PAVADINIMAS , TIPAS, ŽYMUO ………………………...............................……………………………

 

VEŽĖJAS / TIEKĖJAS……………………………………………………….................................……….………………

 

TRUMPAS NEATITIKTIES APRAŠYMAS ………………………………………............................……………………

 

……………………………………………………………………………………………………………..

 

…………………………………………………………………………………………………………….

 

………………………………………………………………………………………………...……………

 

 

 

 

 

 

PERDAVĖ ……………………………………

                                                                                                 (V. Pavardė)

 

                                                                                            

                                                                                              ………………………………….

                                                                                                  (Parašas)

 

 

 

 

 

PRIĖMĖ……………………………………

                                                                                                 (V. Pavardė)

 

                                                                                             

                                                                                              ………………………………….

 

 

 

Priedas B

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Priedas C

 

 

 

 

Tiekėjų sąrašas Nr.  ………

Lapas /lapų

……………..

Patvirtino

Išleidimo data

 

Direktorius

 

 

 

 

 

 

Eil.

Nr.

Tiekėjas

Balų skaičius pagal vertinimo metodiką

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TIEKĖJŲ ĮVERTINIMO METODIKA:

 

1.Tiekėjai įvertinami balais pagal šiuos rodiklius:

1.1.              Tiekėjų kokybės sistema:

·          Kokybės sistema sertifikuota pagal ISO 9000 standartų serijos reikalavimus                      +2 balai;

·          Kokybės sistema funkcionuoja, tačiau nesertifikuota                                                                  +1 balas.

1.2.              Apmokėjimo už pateiktus produktus sąlygos:

·          apmokėjimas atidėtas 30 dienų po pristatymo                                                                             +2 balai;

·          apmokėjimas atidėtas 20 dienų po pristatymo                                                                             +1 balai;

·          apmokėjimas išankstinis                                                                                                                                                 0 balų.

1.3.              Produkto kaina:

·          žemesnė už vidutinę (arba žemesnė už priimtiną)                                                                       +2 balai;

·          vidutinė (arba priimtina)                                                                                                                     +1 balai;

·          aukštesnė už vidutinę (arba nepriimtina)                                                                                       - 0 balų.

1.4.              Garantuoti pristatymo terminai po užsakymo pateikimo:

·          10 dienų                                                                                                                                                +4 balai;

·          20 dienų                                                                                                                                                +3 balai;

·          30 dienų                                                                                                                                                 +2 balai;

·          2 mėnesiai                                                                                                                                            - 0 balų.

1.5.              Sutartyje numatytų pristatymo terminų nevykdymas:

·          vėluoja vieną savaitę                                                                                                                           -1 balai;

·          vėluoja dvi savaites                                                                                                                             -2 balai;

·          vėluoja vieną mėnesį                                                                                                                           -3 balų.

1.6.              Nustatytos neatitiktys gavinių kontrolės, produktų projektavimo, gamybos ir eksploatacijos metu:

·          neatitiktys dokumentacijoje ir gavinių siuntoje                                                                                                                            -1 balai;

·          neatitiktiniai produktai buvo grąžinti subrangovui                                                                         -3 balų.

2.Pasibaigus metams į tiekėjų sąrašą yra įrašoma vidutinė balų suma už metus.

3.Tiekėjai, kurių vidutinė balų suma per mėnesį ar metus yra lygi 0 arba yra neigiama, laikomi nepatikimais. Tolimesni užsakymai šiems subrangovams derinami su direktoriumi, turi būti surasti papildomi, alternatyvūs subrangovai.

4.Tiekėjai, kurių vidutinė balų suma kelių mėnesių laikotarpyje ar per metus yra tarp 0 ir +5, vertinami kaip potencialiai nepatikimais. Jie privalo pateikti dokumentus ir produktų pavyzdžius, kurie galėtų įtikinti, kad tiekėjas atliko neatitikčių koregavimo veiksmus ir pagerino tiekiamų produktų kokybę.

5.Sprendimą apie produkto pirkimo atnaujinimą priima direktorius.