DOKUMENTŲ VALDYMO
PROCEDŪRA
1.
PASKIRTIS
Procedūra
skirta aprašyti dokumentų valdymo procesui įmonėje ir apima visą dokumentų
gyvavimo ciklą nuo jų parengimo iki sunaikinimo. Procedūroje aprašytas žinių
valdymas - sisteminis informacijos rinkimo, pavertimo žiniomis procesas.
1.
TAIKYMO SRITIS
Ši procedūra taikoma visuose
struktūriniuose padaliniuose. Už šios procedūros reikalavimų vykdymą
atsako žinių vadybininkas.
2.
NUORODOS
LST EN ISO 9000:2000 Kokybės vadybos sistemos.
Pagrindai, terminai ir apibrėžimai.
LST EN ISO 9001:2000 Kokybės vadybos sistemos.
Reikalavimai.
LST EN ISO 9004:2000 Kokybės vadybos sistemos.
Veiklos gerinimas. Rekomendacijos
3.
KEITIMAI
Keitimai šioje procedūroje atliekami
pagal procedūrą Nr.________.
4.
PASKIRSTYMAS
Procedūros
tikraraštis (1egz.) laikomas pas ________________ .
Procedūrų kopijos patalpintos į
bendrą dokumentų bazę informacinėje sistemoje.
5.
PAAIŠKINIMAI IR SANTRUMPOS
Procesas tarpusavyje susijusių funkcijų
visuma, kuri gavinius paverčia produkcija.
Procedūra nustatyta veiklos
ar proceso vykdymo tvarka.
Procesų schemos grafinis proceso scenarijaus
atvaizdavimas. Procesų schemos sudaromos tam, kad būtų galima vizualizuoti
įmonės procesus. Tai sudaro galimybę įmonės darbuotojams vienodai pamatyti
visas proceso dalis ir nustatyti, kiek šios proceso dalys suderintos viena su
kita, leidžia pamatyti silpnas proceso dalis. Procesų schemos leidžia įmonės
vadovams planuoti, kokias proceso dalis reikės gerinti.
Žinių valdymas - sisteminis
informacijos rinkimo, kaupimo, pavertimo naudingomis žiniomis ir naudojimo
procesas, kuris padeda darbuotojams efektyviau atlikti savo funkcijas,
pasitelkiant geriausią patirtį.
Duomenys
užfiksuoti elementarūs informaciniai objektai, nesusisteminti į
bendrą kontekstą (pvz. klientų, vežėjų, užsakymų apskaitos duomenys).
Informacija
susisteminti ir agreguoti duomenys.
Žinios
įsisavinta ir suvokta darbuotojų informacija. (pvz. idėjos, taisyklės,
teorijos, nuomonės, sąvokos).
Patyrimas
panaudotos žinios kasdienėje veikloje, kai sutaupomas laikas, pasiekiama
geriausių rezultatų, sumažinami veiklos kaštai.
Žinių valdymo
sistema - informacinė sistema, kuri suteikia gebėjimų organizuoti,
saugoti, dalytis susistemintomis žiniomis.
Savitarnos
žinių bazė (sprendimų duomenų bazė) - visų žinomų klasifikuoti sudėtingų užduočių, problemų ir klaidų sprendimo
būdai, patalpinti informacinės sistemoje, padedantys darbuotojams sarankiškai
gauti atsakymus į iškilusius klausimus.
Dokumentas materialus objektas (popierius, nuotrauka, kompaktinis diskas, ir pan.) kuriame užfiksuota tam tikra informacija, kuri yra skirta saugoti ir naudoti.
Elektroninis
dokumentas - paruoštas, saugomas ir perduodamas informacinių
technologijų priemonėmis, su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas ir
į įstaigos dokumentų valdymo sistemas įtrauktas dokumentas.
Dokumentų
valdymas tai sudėtinis
procesas apimantis visą dokumento gyvavimo ciklą: nuo sukūrimo, derinimo, naujų
versijų kūrimo, iki saugojimo ir archyvavimo.
Pilną dokumento gyvavimo ciklą
sudaro:
1. Dokumento sukūrimas.
2. Dokumento derinimas.
3. Dokumento tvirtinimas.
4. Dokumento registravimas (užtikrinamas atsekamumas).
5. Dokumento originalo (arba kopijos) saugojimas.
6. Dokumento
naudojimas sistemoje (užtikrinama
greita paieška).
7. Dokumento
versijos atnaujinimas.
8. Dokumento
archyvavimas.
9. Dokumento
naikinimas.
Dokumentų valdymo sistema informacinė sistema, žinių valdymo sistemos posistemė, kuri automatizuoja
dokumentų valdymo procesą įmonėje, užtikrindama efektyvų dokumentų gyvavimo ciklą.
Savitarnos
žinių bazė (sprendimų duomenų bazė) - visų žinomų klasifikuoti sudėtingų užduočių, problemų ir klaidų sprendimo
būdai, patalpinti informacinės sistemoje ,padedantys darbuotojams savarankiškai
gauti atsakymus į iškilusius klausimus.
Sprendimai - informacija apie iškilusių klausimų sprendimo būdą, kai
informacijos kiekis yra didelis, gali būti papildomai prijungta papildoma
dokumentacija. Sprendimų duomenų bazė leidžia kurti, saugoti, klasifikuoti
įvairius sprendimus, o taip pat ir vykdyti jų paiešką. Sprendimai gali būti
susieti su paslaugos paraiškomis, o tai leidžia lengviau spręsti panašius
klausimus, panaudojant jau sukurtus sprendimus.
Sprendimų
katalogai tai sprendimų klasifikacija pagal temas ir vartotojų
grupes. Vienas sprendimas gali priklausyti keliems katalogams.
Organizaciniai dokumentai įstatai,
Tvarkomieji dokumentai
įsakymai, potvarkiai, nutarimai, nurodymai.
Informaciniai dokumentai
protokolai, aktai, pažymėjimai, pažymos ir kt.
Normatyviniai
dokumentai dokumentai nustatantys paslaugų atlikimo taisykles, taip
pat kitokie valstybės reglamentuoti norminiai aktai (įstatymai, vyriausybės
nutarimai, kitų valstybinių institucijų patvirtinti reglamentai, taisykles,
kt.).
Žymuo - sutartinių ženklų rinkinys, sudarytas iš skaitmenų arba skaitmenų ir
raidžių, vienareikšmiškai ženklinantis dokumentus
Rolė (kompetencija) kurią priskyrus
darbuotojui, sistemos administratorius suteikia vartotojui teisę naudoti
funkcijų rinkinį sistemoje.
Struktūrinis
vienetas atskiras, savarankiškas struktūrinis Bendrovės vienetas
(įmonė, skyrius, grupė ir t.t.), turintis savo nuostatus.
Archyvas tai įmonės
padalinys, kuris priima ir saugo dokumentus, nenaudojamus kasdienėje veikloje,
bet kurių informacija gali būti panaudota ateityje (kaip įrodymai, atsekamumui
užtikrinti ir kt.)
Elektroninis
archyvas duomenų bazė, kurios paskirtis - susistemintų
elektroninių dokumentų archyvinis saugojimas.
Santrumpos (raidiniai pavadinimų trumpiniai) tai pavadinimų trumpiniai, sudaryti iš savarankiškų
žodžių pirmųjų raidžių. Nesavarankiški žodžiai (jungtukas ir, prielinksniai)
praleidžiami. Tiek lietuviški, tiek iš kitų kalbų išversti ar paimti raidiniai
sutrumpinimai rašomi be taškų.
Dokumentų
ir žinių valdymo procedūroje aprašomas popierinių ir elektroninių dokumentų valdymas
įmonėje.
6.
Popierinių dokumentų paskirstymo schema
7.
Elektroninių dokumentų paskirstymo schema
8.
DOKUMENTŲ VALDYMO PROCESO BENDRA SCHEMA
8.1.
Naujo dokumento sukūrimas
8.1.1.
Dokumentai rengiami pagal struktūrinio
vieneto vadovo nurodymus. Dokumento leidėjas - struktūrinio vieneto darbuotojas,
kuris rengia, derina dokumentą su arba
ruošia dokumento keitimus.
8.1.2.
Dokumentų ruošinius ir formas sukuria
žinių vadybininkas, dalyvaujant suinteresuotiems darbuotojams.
8.2.
Dokumento derinimas
8.2.1.
Leidėjas dokumentą derina su darbuotojais,
dalyvaujančiais dokumento kūrime. Derinimo ir tikrinimo laikas priklauso nuo
dokumento apimties ir numatomo įdiegimo termino. Struktūrinių vienetų, su
kuriais derinamas naujas dokumentas, atstovai pateikia leidėjui savo pastabas
ar pasiūlymus. Leidėjas įvertina suinteresuotų dokumentu struktūrinių vienetų
vadovų ar specialistų pastabas bei pasiūlymus ir, jei priimtas galutinis
sprendimas, koreguoja dokumentą.
8.2.2.
Iškilus esminiams prieštaravimams tarp
dokumento leidėjo ir suinteresuotų struktūrinių vienetų atstovų, ar tarp pačių
suinteresuotų struktūrinių vienetų atstovų sprendimą priima vienas iš
direktorių pagal pavaldumą, ar direktorius. Galutinį sprendimą esminių
nesutarimų atveju priima direktorius.
8.3.
Dokumento tvirtinimas
8.3.1.
Parengtą dokumentą pasirašo leidėjas,
tvirtina direktoriai pagal dokumento naudojimo pavaldumą arba direktorius.
Dokumento leidėjas surenka suderinimo parašus iš visų struktūrinių vienetų
vadovų, dalyvaujančių dokumento kūrime.
8.3.2.
Dokumentas įsigalioja nuo jo patvirtinimo
datos, jei nenurodoma kitaip dokumento antraštiniame arba pirmajame lape.
8.4.
Dokumentų registravimas
8.4.1.
Dokumentai registruojami Bendrame
dokumentų registravimo žurnale. Dokumentus registruoja asmuo, atsakingas už
raštvedybą.
8.4.2.
Bendrame dokumentų registravimo žurnale
registruojami bendro naudojimo dokumentai, kuriuos reguliariai naudoja įmonės
darbuotojai.
8.4.3.
Bendrame dokumentų registravimo žurnale
neregistruojami tik specifiniai skyrių dokumentai, kurių sąrašas turi būti
paruoštas atskira tvarka. Skyrių registravimo žurnaluose registruojami specifiniai
dokumentai: pvz. kasos dokumentai, kiti griežtos atskaitomybės dokumentai,
personalo įsakymai ir kt. Tokie dokumentai reikalauja specialios apskaitos arba
retai naudojami nedidelio darbuotojų skaičiaus.
Pvz. personalo
skyriaus dokumentai:
·Darbo
sutarčių registravimo;
·Įvadinių
saugos darbe ir priešgaisrinės saugos instruktavimų registracijos;
·Darbuotojų
priėmimų-atleidimų registracijos;
·Pranešimų
formų į Sodrą registravimo;
·Pareiginių
instrukcijų registravimo lapas;
·Komandiruočių
įsakymų registravimo žurnalas.
8.5.
Dokumentų saugojimas.
8.5.1.
Užregistruoti dokumentai saugomi bylose.
Žurnalų ir bylų atsekamumui užtikrinti, sudaroma bylų ir žurnalų nomenklatūra.
Žurnalų numeravimo tvarka, Žurnalų numeravimo tvarka, Bylų numeravimo
tvarka.
8.5.2.
Bylų ir žurnalų nomenklatūrą sudaro asmuo
atsakingas už raštvedybą. Nomenklatūros formą patvirtinama direktorius.
8.5.3.
Popierinių dokumentų apsaugą iki atidavimo
į archyvą arba sunaikinimo užtikrina asmenys, gavę dokumentų originalus ir
pasirašę Gautų dokumentų žurnale.
8.5.4.
Elektroninių dokumentų apsauga atliekama
darant elektroninės dokumentų bibliotekos atsargines kopijas instrukcijoje
numatyta tvarka. Duomenų išsaugojimui įmonėje yra pajungtas dubliuojantis
duomenų išsaugojimo serveris.
8.6.
Dokumentų publikavimas elektroninėje
dokumentų bibliotekoje.
Žinių vadybininkas
sukuria elektroninės bibliotekos struktūrą: dokumentų katalogų ir subkatalogų
struktūrą.
Subkatalogai
sukuriami pagal dokumentų tipą.
8.6.1.
Dokumentus el. dokumentų bibliotekoje
talpina žinių vadybininkas. Skanuoti reikia tik tuos dokumentus, kurių
elektroninės formos įmonėje nėra, arba reikia publikuoti dokumentą, kurių
galiojimui įrodyti reikalingas anspaudas ir parašas.
8.6.2.
Talpinant dokumentus į elektroninę
dokumentų bazę, dokumento pavadinimas rašomas tokia tvarka, kad pirmieji 2 3
žodžiai atspindėtų dokumento turinį. Dokumento tipas matomas iš dokumento
numerio (pvz. IN
8.6.3.
Žodžių, reiškiančių įmonės veiklos sritį
ar pobūdį, santrumpos sistemoje registruojant įmonę, rašomos po įmonės
pavadinimo. Įmonės pavadinimas sistemos kortelėse rašomas be kabučių. Tai
palengvina įmonių paiešką ir padeda išvengti klaidų.
8.6.4.
Žinių vadybininkas informuoja darbuotojus
apie naujų dokumentų patalpinimą. Darbuotojams suteikia teises naudotis
dokumentais pagal rolių grupes .
8.7.
Dokumentų naudojimas.
8.7.1.
Dokumentai naudojami bendra nustatyta
tvarka. Jeigu dokumento panaudojimo faktą reikia registruoti CRM sistemoje, tai
atlikus veiksmus su dokumentu (pvz. išsiuntus klientui), veiksmai registruojami
CRM sistemoje, duodant nuorodą į dokumentą, kuris buvo panaudotas.
8.8.
Dokumento versijos keitimas.
8.8.1.
Pasiūlymus dokumento keitimams gali
pateikti visi įmonės darbuotojai. Pasiūlymai keitimams pateikiami žinių
vadybininkui, užpildžius Pasiūlymo keitimams formą arba laisva forma.
8.8.2.
Keitimus dokumente parengia dokumento
leidėjas. Dokumento leidėjas derina pakeitimus su struktūrinių vienetų
vadovais, kurių veiklą įtakoja pakeitimai. Suderinus pakeitimus, parengiama
nauja dokumento versija. Ant dokumento titulinio lapo užrašoma versijos
numeris. Nauja dokumento versija registruojama dokumentų registracijos žurnale.
8.8.3.
Jeigu atliekamas Kokybės sistemos
dokumentų keitimas, pildomas Pakeitimų lydraštį (priedas 2). Vadovybės atstovas
kokybei patikrina ar pakeitimai atitinka ISO 9000 serijos standartų
reikalavimams. Dokumento keitimo lydraštį pasirašo leidėjas, suderina su
struktūrinių vienetų, kuriuos liečia keitimas, vadovais arba specialistais.
8.8.4.
Jeigu pakeitimas inicijuoja procedūros
koregavimą, keitimai atsispindi procedūrų antrame puslapyje Keitimų atlikimo
registracijos lape).
8.8.5.
Iškilus esminiams prieštaravimams dėl
dokumentų keitimų tarp žinių vadybininko ir struktūrinių vienetų vadovų, sprendimą
priima direktorius. Esant būtinybei, pakeitimai svarstomi darbo grupės
susirinkimo metu.
8.8.6.
Procesų analitikas matuoja, kaip
pakeitimai padidino efektyvumą arba išsprendė problemas. Darbuotojai, inicijavę
pakeitimą, įvertina pakeitimo efektyvumą Pasiūlymo pakeitimui formoje.
Procesų analitikas pakeitimų rezultatyvumo matavimo ataskaitą pateikia
direktoriui.
8.8.7.
Žinių vadybininkas atsako už tai, kad
dokumentų bibliotekoje būtų patalpintos tik galiojančios dokumentų versijos.
8.9.
Dokumentų archyvavimas.
8.9.1.
Bylas už vienerius raštvedybos
(kalendorinius) metus į įmonės archyvą priduoda asmenys, atsakingi už bylų
saugojimą. Bylų nomenklatūroje įrašoma pastaba apie bylos perdavimą į archyvą.
8.9.2.
Kad visi saugotini įmonės dokumentai būtų
išsaugoti reikiamą laiką, bei būtų užtikrinta jų paieška, direktoriaus
paskirtas darbuotojas atsako už užbaigtų bylų apskaitą. Bylos saugomos
laikantis tvarkos, kad visi veiklos dokumentai būtų išsaugoti ir prieinami
įstatymuose bei kituose teisės norminiuose aktuose nustatytą laiką.
8.10.
Dokumentų naikinimas.
8.10.1.
Dokumentai, kurių nereikia archyvuoti ir
kurių naikinimas nėra reglamentuotas instrukcija, yra sunaikinami. Jeigu
naikinamas dokumentas registruotas žurnale, daroma atžyma apie jo sunaikinimą.
8.10.2.
Įmonės dokumentų, kurių saugojimo terminas
archyve yra pasibaigęs, naikinimui direktorius paskiria komisiją.
8.10.3.
Komisija sudaro naikintinų dokumentų
sąrašą ir pateikia jį direktoriui tvirtinti.
8.10.4.
Darbuotojas, atsakingas už archyvavimą,
gavęs naikintinų dokumentų sąrašą, informuoja komisijos narius, kurie pagal
instrukcija privalo dalyvauti dokumentų naikinime, apie dokumentų naikinimo
datą.
8.10.5.
Sunaikinus dokumentus, surašomas dokumentų
naikinimo
8.10.6.
Patvirtintas dokumentų naikinimo
9.
SIUNČIAMŲ IR GAUTŲ DOKUMENTŲ VALDYMAS
9.1.
Siunčiamų dokumentų registravimas.
9.1.1.
Registruojami siunčiami dokumentai - tai
dokumentai, kuriuos bendrovė siunčia į kitas įstaigas, įmones ar organizacijas
(siunčiami į išorę), su siuntėjo parašu, registro numeriu, bei dokumentai
siunčiami tarp bendrovių vienetų, bendrovės struktūrinių vienetų.
Registravimas reikalingas išsiuntimo fakto įrodymui.
9.1.2.
Registruojami tie siunčiami dokumentai,
kurių išsiuntimo faktas turi būti įrodytas įrašu Siunčiamų dokumentų
registravimo žurnale. Darbuotojai siunčiamus dokumentus registruoja jų
išsiuntimo dieną.
9.1.3.
Išsiųstų dokumentų originalai arba kopijos
saugomi pas siuntėjus Išsiųstų dokumentų byloje. Gale metų bylos perduodamos
į archyvą.
9.1.4.
Jeigu paštu išsiunčiamas originalas, tai
Išsiųstų dokumentų byloje saugomos dokumentų kopijos.
9.1.5.
Darbuotojas, parengęs dokumentą siuntimui,
turi patikrinti visus rekvizitus, prireikus, suderinti su struktūrinių vienetų
vadovais. Bendrovės firminius blankus saugo asmuo, atsakingas už raštvedybą.
9.2.
Dokumentų gavimas.
9.2.1.
Dokumentai gaunami iš kitų įstaigų,
įmonių, organizacijų arba iš kitų įmonės struktūrinių padalinių. Užtikrinant
svarbių registruotinų dokumentų atsekamumą, perduodant dokumentus iš padalinio
į padalinį, Gautų dokumentų registravimo žurnale fiksuojamas dokumento
perdavimo faktas.
9.3.
Gautų dokumentų registravimas.
9.3.1.
Gautų dokumentų registravimą atlieka
darbuotojas, atsakingas už raštvedybą. Gauti dokumentai registruojami Gautų
dokumentų registracijos žurnale jų gavimo dieną. Gautų dokumentų registravimą
patvirtina atžyma dokumente.
9.3.2.
Gautų dokumentų originalus darbuotojas,
atsakingas už raštvedybą saugo Gautų dokumentų byloje. Adresatui atiduodama
dokumento kopija. Jeigu adresatui reikalingas gauto dokumento originalas, gautų
dokumentų registracijos žurnale pažymima, kad dokumento originalas saugomas pas
adresatą. Adresatas pasirašo žurnale, patvirtindamas dokumento originalo gavimo
faktą. Jei konkretus adresatas nenurodytas dokumentas atiduodamas kompetentingam
asmeniui, atsižvelgiant į dokumento turinį.
9.3.3.
Gavėjas privalo išsaugoti gauto dokumento
originalą ir perduoti jį į archyvą, vadovaudamasis bendrovėje galiojančia
tvarka. Atžymoje nurodoma dokumento gavimo data ir jo registracijos numeris. Dokumento gavimą patvirtina gavėjo
atžyma (parašas) gautų dokumentų registravimo žurnalo skiltyje Atžyma apie
gavimą.
9.3.4.
Gauti dokumentai gali būti paskirstomi ir
perpaskirstomi. Perpaskirstymas - gauto dokumento nukreipimas vykdytojui su
užduoties įvykdymo terminu arba kaip informacija kitam gavėjui, apie tai
padarius atžymą Gautų dokumentų registravimo žurnalo skiltyje .
9.3.5.
Gautų dokumentų perpaskirstymą fiksuoja
asmuo, atsakingas už raštvedybą gautų dokumentų registravimo žurnalo skiltyje
Pastabos. Apie tai atsakingą už raštvedybą asmenį informuoja dokumentą
nukreipiantis asmuo.
9.3.6.
Neregistruotinų gautų dokumentų sąrašas
pateikiamas priede.
10. ORGANIZACINIŲ
IR TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ VALDYMAS
10.1.
Bendrovės organizacinių
ir tvarkomųjų dokumentų valdymas.
10.1.1.
Organizaciniai dokumentai yra įstatai,
nuostatai, reglamentai, taisyklės, instrukcijos.
§
Įstatai tai dokumentas, kuriuo bendrovė vadovaujasi
savo veikloje ir kuris atitinka Lietuvos Respublikos akcinių bendrovių
įstatymą. Įstatus tvirtina visuotinis akcininkų susirinkimas. Įstatų originalą
saugo direktorius. Bendrovės įstatų
kopijos saugomos pas juristą.
§
Nuostatuose išdėstomos bendrovės struktūrinių vienetų
uždaviniai, funkcijos, teisės, veiklos organizavimo principai, ir kt.
Struktūrinio vieneto nuostatus parengia struktūrinio vieneto vadovas ar jo
įgaliotas darbuotojas. Struktūrinio
vieneto nuostatus tvirtina bendrovės vadovas. Struktūrinio vieneto nuostatų
originalus saugo bendrovės direktorius. Visų bendrovės struktūrinių vienetų
nuostatų kopijos saugomos pas bendrovės teisininką.
§
Taisyklės, instrukcijos nustato darbo tvarką, veiklos
principus bei normas. Taisykles, instrukcijas parengia struktūrinio vieneto
vadovas ar jo paskirtas darbuotojas. Taisykles bei instrukcijas, suderintus su
padalinių ar skyrių vadovais, tvirtina bendrovės vadovas. Taisyklių,
instrukcijų originalus saugo atitinkamo struktūrinio vieneto vadovas. Jų kopijos saugomos pagal poreikį pas
suinteresuotus ir (ar) atsakingus už vykdymą asmenis bei pas bendrovės
teisininką. Instrukcijoje nurodomas sąrašas padalinių arba darbuotojų, kurie
turi vadovautis instrukcijoje nurodytomis taisyklėmis.
10.1.2.
Tvarkomieji dokumentai yra įsakymai,
potvarkiai, nutarimai, nurodymai. Įsakymus
leidžia tik direktorius. Įsakymai yra leidžiami bendrovės veiklos,
personalo, atostogų, komandiruočių ir kt. klausimais.
10.1.3.
Prieš išleidžiant įsakymą yra vykdomas jo
turinio derinimas su atitinkamais vadovais, priklausomai nuo įsakymo paskirties
(įforminama suderinimo grifu SUDERINTA). Įsakymas įsigalioja nuo jo pasirašymo
dienos, jeigu nenurodytas konkretus įsigaliojimo terminas. Atsakingi vykdytojai
su įsakymu supažindinami pasirašytinai. Įsakyme turi būti pažymėti bendrovės
struktūriniai vienetai ir (ar) atsakingi asmenys, kurie privalo turėti šio
įsakymo kopijas.
10.1.4.
Įsakymai registruojami pagal
įsakymo pobūdį, gali būti suteikiamos papildomos žymės Bendro pobūdžio įsakymus
registruoja asmuo atsakingas už raštvedybą (administratorė). Personalo įsakymai
registruojami ir saugomi personalo skyriuje (įsakymai dėl darbuotojų priėmimo,
atostogų, atleidimo ir t.t).
11. INFORMACINIŲ
DOKUMENTŲ VALDYMAS
11.1.
Informaciniai dokumentai
yra: protokolai, aktai, pažymos, tarnybiniai pranešimai valdymas
11.1.1.
Protokolas
dokumentas, kuriame fiksuojami bendrovės posėdžių, susirinkimų,
pasitarimų, konferencijų ir kt. kolegialaus klausimų svarstymo eiga ir priimti
nutarimai ar sprendimai.
11.1.2.
Protokole turi būti nurodyta: kolegialaus
organo pavadinimas, protokolo numeris, data ir vieta, dalyvavę asmenys,
svarstyti klausimai, pranešėjai, priimti nutarimai, dalyvių parašai. Protokolą
pasirašo posėdžio pirmininkas ir sekretorius, kurie išrenkami posėdžio
pradžioje. Protokolus rašo kolegialaus organo sekretorius arba specialiai tam
išrinktas (paskirtas) asmuo.
11.1.3.
Protokolas registruojamas posėdžio
sekretoriaus atskirame jų registracijos žurnale, kuris saugomas pas asmenį,
atsakingą už raštvedybą. Užregistruoti protokolai saugomi atskiroje byloje, jų
kopijos pateikiamos visiems posėdžio dalyviams.
11.1.4.
Tarnybiniai pranešimai tai bet kurio
bendrovės struktūrinio vieneto darbuotojo
11.1.5.
Tarnybinius pranešimus registruoja asmuo
atsakingas už raštvedybą atskirame Tarnybinių pranešimų registracijos žurnale.
Registracija vykdoma nuoseklia eilės tvarka metų ribose (nuo sausio pradžios
iki gruodžio pabaigos). Kiekvienais kalendoriniais metais pradedama nauja
numeracija. Tarnybinio
pranešimo originalas pateikiamas adresatui, o kopiją saugo jį registravęs asmuo.
12. NORMINIŲ
DOKUMENTŲ VALDYMAS
12.1.
Norminių dokumentų
valdymas
12.1.1.
Norminiai dokumentai -
tai valstybės institucijų priimti aktai (įstatymai, nutarimai, įsakymais
patvirtintos taisyklės, kt.). Bendrovės juristas informuoja bendrovės
darbuotojus apie naujai priimtus, pakeistus ar panaikintus norminius
dokumentus, pateikdamas tokius dokumentus asmeniui, atsakingam už raštvedybą,
registracijai.
12.1.2.
Norminius dokumentus asmuo, atsakingas už
raštvedybą, registruojami gautų dokumentų registracijos žurnaluose jų gavimo
dieną. Jų registravimą patvirtina atžyma dokumente. Atžymoje nurodoma dokumento
gavimo data ir jo registracijos numeris.
12.1.3.
Užregistruoti norminiai dokumentai
perduodami bendrovės vadovui, kuris nukreipia tokį dokumentą konkretiems
darbuotojams, kurie privalo jais vadovautis atliekant savo pareigas. Taip pat
bendrovės teisininkas gali pateikti elektronine forma tokius dokumentus
asmeniui, atsakingam už raštvedybą arba tiesiogiai konkretiems darbuotojams.
13. KOKYBĖS
DUOMENŲ IRAŠŲ VALDYMAS
13.1.
Duomenų įrašų valdymas
13.1.1.
Duomenų įrašas dokumentas, kuriame
pateikiami atliktų veiksmų, gautų rezultatų, paslaugos kokybės reikalavimų arba
kokybės vadybos sistemos funkcionavimo rezultatyvumo objektyvūs įrodymai.
Objektyvus įrodymas informacija, kurios teisingumas gali būti įrodytas,
pagrįstas faktais ir gautas stebint, matuojant arba kitais būdais. Kokybės
duomenų įrašų pavyzdžiai: vidaus auditų planai ir ataskaitos, asmeniniai planai
įsipareigojimai, anketos ir kt.
13.1.2.
Už kokybės duomenų įrašų registravimą, rinkimo,
identifikavimo, ir analizavimą atsakingas vadovybės atstovas kokybei.
13.1.3.
Šia procedūra įrodoma, kad kokybės duomenų
įrašai bendrovėje yra valdomi. Jie daromi, kad būtų galima įrodyti, kad
paslaugos atitinka nustatytus reikalavimus ir kokybės vadybos sistema veikia
rezultatyviai.
13.1.4.
Už duomenų įrašų teisingumą atsakingi
vykdytojai, kurių pareigos ir įgaliojimai nurodyti kokybės vadybos sistemos
procedūrose ir pareiginėse instrukcijose.
14. ŽINIŲ
VALDYMO PROCESAS
14.1.
Žinių valdymo sistemos
sukūrimas ir pildymas.
14.1.1.
Žinių vadybininkas sukuria žinių duomenų
bazę. Joje talpinama sudėtingų
klausimų ir užduočių sprendimo būdų aprašymai, kurie padeda darbuotojams
savarankiškai gauti atsakymus į iškilusius klausimus. Informacija
patalpinta žinių bazėje padeda sukaupti geriausią darbuotojų patyrimą.
Žinių
vadybininkas sugrupuoja klausimus pagal temas
14.1.2.
Žinių vadybininkas analizuoja Darbuotojų
nusiskundimų žurnalo įrašus. Jeigu nustato, kad darbuotojų problemos susiję su
informacijos trūkumu, inicijuoja informacijos paruošimą ir patalpinimą žinių
bazėje. Analizuoja procesų analitikas ir jei reikia perduoda info žinių
vadybininkui.
14.1.3.
Pagal sudarytą temų ir klausimų sąrašą,
žinių vadybininkas sukuria klausimų temų katalogus. Žinių vadybininkas siunčia
paraiškas atsakingiems darbuotojams, kad paruoštų klausimų sprendimus
(atsakymus) į dažniausiai užduodamus klausimus.
14.1.4.
Klausimų sprendimus ruošia darbuotojai,
turintys didžiausią kompetenciją arba darbuotojai, suradę originalų sprendimo
būdą nagrinėjama tema. Sprendimuose pateikiami optimaliausi klausimų sprendimo
būdai, pateikiamos nuorodas į reikiamus dokumentus. Paruoštus sprendimus
tvirtina direktorius. Žinių vadybininkas talpina patvirtintus sprendimus į
žinių valdymo sistemos katalogus.
14.1.5.
Sprendimuose pateikiama informacija:
o
Sprendimo numeris
o
Sprendimo pavadinimas
o
Sprendimo aprašymas
o
Sprendimą sukūręs autorius
o
Sprendimo sukūrimo data
14.1.6.
Dažniausiai naudojamus sprendimus žinių
vadybininkas priskiria Dažniausiai užduodamų klausimų grupei. Šiuos
sprendimus sistema pateikia vartotojų savitarnai atskira grupe, kad būtų
greičiau surandama aktuali informacija.
14.2.
Žinių bazės naudojimo
taisyklių perskaitymas.
14.2.1.
Žinių vadybininkas patalpina žinių bazės
naudojimo taisykles ir administruoja vartotojų grupių priėjimo prie sprendimų
grupių teises.
14.2.2.
Darbuotojai perskaito savitarnos
taisykles, susipažįsta su žinių bazės naudojimo galimybėmis.
14.3.
Žinių bazės naudojimas
14.3.1.
Proceso metu, iškilus klausimui,
darbuotojai ieško atsakymo žinių bazėje. Darbuotojai ieško sprendimo pagal
sprendimo pavadinimą arba trumpą sprendimo aprašymą. Jei su sprendimu yra
susieti dokumentai, pasinaudojama sprendimo aprašyme paminėtais dokumentais.
14.3.2.
Pasinaudodami sprendimų aprašymais esančiais
žinių bazėje, darbuotojai savarankiškai išsprendžia iškilusius klausimus ir
įvykdo paskirtas užduotis. Todėl sprendimų bazė atlieka darbuotojo savitarnos
funkcijas ir sudaro galimybę greitai gauti reikiamą informaciją.
14.3.3.
Jeigu darbuotojas nerado reikiamos
informacijos dokumentų ir žinių bazėje, darbuotojas kreipiasi į žinių
vadybininką. Jeigu žinių vadybininkas žino, kokią informaciją galima panaudoti
šioje situacijoje, padeda darbuotojui tą informaciją surasti.
14.3.4.
Jeigu situacija nestandartinė ir reikiamos
informacijos nėra, darbuotojas kreipiasi į tiesioginį vadovą, kuris padeda
išspręsti klausimą, pateikdamas laikiną sprendimą.
14.4.
Žinių bazės tobulinimas.
14.4.1.
Žinių vadybininkas nustato, kokie
darbuotojai yra kompetetingi paruošti trūkstamą sprendimo aprašymą arba
trūkstamą dokumentą. Žinių vadybininkas siunčia jiems paraišką sprendimo
paruošimui. Paraiškoje pateikiama informacija apie tiesioginio vadovo panaudotą
laikiną sprendimą. Ši informacija gali būti panaudota sprendimo aprašymo
paruošimui. Aprašymo paruošimas, tvirtinimas, talpinimas žinių bazėje.
14.4.2.
Darbuotojai gali vertinti žinių valdymo
sistemoje pateiktų sprendimų ir žinių efektyvumą. Sprendimų efektyvumo
vertinimas įrašomas Sprendimo vertinimo lauke sistemoje. Efektyvumas
vertinamas balais bei pateikiant komentarus.
14.4.3.
Jeigu žinių bazėje pateiktas sprendimas
arba dokumentas neefektyvus, darbuotojai teikia siūlymus žinių vadybininkui dėl
sprendimo tobulinimo.
14.4.4.
Siūlymai tobulinimui žinių vadybininkui
galima pateikti
14.4.5.
Tobulinimo informaciją įvertina
kompetetingi darbuotojai. Jeigu tobulinimo siūlymas efektyvus, teikiamas
siūlymas žinių vadybininkui daryti spendimo pakeitimą. Žinių vadybininkas
pateikia siūlymą keitimui direktoriui tvirtinti. Patvirtintinus keitimą, žinių
vadybininkas koreguoja sprendimo aprašymą.
14.4.6.
Žinių vadybininkas analizuoja kiek
efektyvių tobulinimo paraiškų pateikia darbuotojai. Ataskaitos išvadas pateikia
direktoriui. Aktyvūs darbuotojai ataskaitos pagrindu yra motyvuojami.
14.5.
Žinių bazės efektyvumo
įvertinimas.
14.5.1.
Procesų analitikas analizuoja sprendimų,
dokumentų efektyvumo įvertinimus, kuriuos registruoja sistemoje darbuotojai.
Taip pat matuoja sprendimų ir dokumentų naudojimo dažnumą. Lygina dokumentų
kokybę su analogiškų įmonių dokumentų kokybe.
14.5.2.
Procesų analitikas pateikia analizės
išvadas direktoriui, kuriuose įvertinama dokumentų ir žinių valdymo sistemos
efektyvumas bei žinių vadybininko darbo įvertinimas.
15. ĮMONĖS
INTRANETO NAUDOJIMAS ŽINIŲ VALDYMUI
15.1.
Įmonės intraneto naudojimas.
15.1.1.
Įmonės Intranetas tai vidinės
komunikacijos priemonė, įmonės elektroninė skelbimų lenta. Žinių vadybininkas
sudaro Intraneto rubrikų sąrašą. Pvz. pranešimai, naujienos, komentarai,
darbuotojų kontaktinė informacija (su nuotraukomis) ir kt. Intraneto rubrikų
sąrašą tvirtina direktorius.
15.1.2.
Žinių vadybininkas pildo informaciją
Intranete pagal sukurtas rubrikas, ruošia ir talpina darbuotojų kontaktinę
informaciją bei darbuotojų nuotraukas.
15.1.3.
Jeigu darbuotojui reikalinga kontaktinė
informacija įmonės darbuotojų, Intraneto paieškos lauke įvedamas vardas arba
pavardė. Sistema pateikia kontaktinę informaciją ir darbuotojo nuotrauką. Tokiu
būdu darbuotojai geriau pažįsta vieni kitus, dirbdami skirtinguose teritorijose
išsidėsčiusiuose padaliniuose. Nauji darbuotojai greičiau orientuojasi naujame
kolektyve.
15.1.4.
Struktūrinių padalinių vadovai, norintys
patalpinti pranešimus arba kitą aktualią informaciją Intranete, siunčia žinių
vadybininkui paraišką CRM sistemoje kartu su pranešimo turiniu.
15.1.5.
Darbuotojai savo komentarus Intranete
pildo specialiame Komentarų lauke.
Priedas
1
Siūlymas keitimui
Siūloma pakeisti (dokumento pavadinimas arba IT sistemos funkcijos):
____________________________________________________________________
|
Siūlomo pakeitimo pavadinimas |
Pakeitimo priežastis |
Siūlomas sprendimas |
Pateikėjas
(padalinio pavadinimas, pareigos, v. pavardė, parašas) |
|
|
|
|
|
Pakeitimo efektyvumo įvertinimas:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
Priedas 2
Lydraštis
dokumento pakeitimui
|
|
LYDRAŠTIS KEITIMAMS / NAUJO
DOKUMENTO IŠLEIDIMUI NR.
.. |
Lapas
/ lapų |
|
Parengė |
|
|
|
|
||
|
Tvirtino |
|
|
|
Dokumento pavadinimas ir žymuo |
Lapų numeriai |
Keitimai ir jų numeriai (arba tik
numeriai) |
|
|
Turinys prieš |
Turinys po |
||
|
|
|
|
|
Priedas 3
Bendrovės pilnas pavadinimas
Vadovo pareigybė (rašoma vyr. gimine)
Į
S A K Y M A S
Dėl ko parašytas įsakymas
(data) Nr.
(reg. Nr.)
(Dokumento tekstas)
(Pareigų pavadinimas) (parašas) (Vardas
ir pavardė)
SUDERINTA:
Parašas
Pareigos
Priedas 4
PROTOKOLAS
(data) Nr. (reg. Nr.)
Dalyvavę asmenys:
Svarstyti klausimai (SVARSTYTA):
Pranešėjai:
Priimti nutarimai (NUTARTA):
Dalyvių parašai:
(Pareigų
pavadinimas) (parašas) (Vardas
ir pavardė)
Posėdžio
pirmininkas (parašas) (Vardas ir pavardė)
Posėdžio sekretorius (parašas) (Vardas ir pavardė)
Priedas 5
Dėl
ko parašytas TP
(data) Nr. (reg. Nr.)
Kam pateikiamas TP
(Dokumento tekstas)
(Pareigų pavadinimas) (parašas) (Vardas
ir pavardė)
SUDERINTA:
V. Pavardė
Pareigos
parašas
Pastabos: (sprendimas, padarytas remiantis TP).
Priedas Nr. 6
UŽDAROJI AKCINĖ
BENDROVĖ
BYLŲ IR ŽURNALŲ NOMENKLATŪRA
2006 METŲ
TVIRTINU:
Direktorius
Bylų
nomenklatūra parengta vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų
rodykle (patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie LR Vyriausybės 1997 08
15 įsakymo Nr. 38), (Žin. 1997, Nr. 78-2006), (Žin.1998, Nr.25-665).
|
Bylos /žurnalo indeksas |
Bylos/žurnalo pavadinimas |
Saugojimo Terminas |
Atsakingas už bylos/žurnalo tvarkymą |
Pastabos |
Parašas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Priedas 7
NEREGISTRUOTINI
DOKUMENTAI
1.
Gauti dokumentai:
1.1.
sveikinimai, telegramos, atvirukai, kvietimai, padėkos;
1.2.
reklaminiai pranešimai;
1.3.
pranešimai apie renginius ir jų darbotvarkės;
1.4.
knygos ir periodiniai leidiniai (žurnalai, biuleteniai
ir t.t.)
1.5.
buhalterinės apskaitos
dokumentai (ataskaitos, važtaraščiai, pavedimai, kvitai ir kt.)
1.6.
anoniminiai pranešimai raštai, kuriuose nenurodytas
dokumento gavėjas ar siuntėjas.
1.7.
privataus pobūdžio laiškai,
1.8.
kita korespondencija, nesusijusi su
atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą
2.
Siunčiami dokumentai
2.1. raštai
nesusiję su bendrovės ūkine-komercine veikla (pranešimai apie renginius,
kvietimai, darbotvarkės, reklaminiai pranešimai ir panašiai.),
3.
Kiti dokumentai:
3.1.
bylų nomenklatūra;
3.2.
bylų aprašai.
Priedas 8
Faksimilinis pranešimas
|
Kam: |
Gavėjo vardas ir
pavardė, pareigų pavadinimas |
Faksas: |
(8-2X) XXXXXX |
|
|
Įmonės
pavadinimas (padalinio pavadinimas) |
Telefonas: |
(8-2X) XX XX
XX |
|
Nuo: |
Siuntėjo vardas
ir pavardė, pareigų pavadinimas |
Faksas: |
|
|
|
ž |
Telefonas: |
(8-2X) XXXXXX |
|
Kopijos: |
Kopijų gavėjų
vardai ir pavardės, pareigų pavadinimai |
Reg. Nr. |
|
|
Data: |
XXXX XX XX |
Lapų sk.: |
1+X |
|
Turinys: |
|||
Kiti rekvizitai (adresas, telefonai,
faksas)