Verslo valdymo ateitis priklauso CSRP klasės informacinėms sistemoms
Algirdas Svaravičius
www.eStrategija.lt
Projekto vadovas
Neverta išradinėti dviračio, kai yra standartaiI
Pastaruoju metu Lietuvoje didėja susidomėjimas kompiuterinėmis programomis,automatizuojančiomis įmonės veiklos procesus bei užtikrinančiomis efektyvų valdymą. Tokią būtinybe supranta dauguma vadovų, tačiau dažnai kyla klausimas, kaip reikia automatizuoti procesus, nuo ko pradėti ir kokią sistemą pasirinkti.
Pasaulinėje praktikoje įprasta, kad procesu automatizavimas laipsniškai virsta informacinėmis sistemomis, vadinamomis MRP (MaterialReąuirementPlanning), ERP (Enterprise ResourcePlanning) ar CSRP (Custotner SynchronizedResource Planning) verslo valdymo sistemomis. Tačiau Lietuvos įmonėse dažnai viskas vyksta kitaip -automatizuojamos atskiros funkcijos, o kitų procesų ir funkcijų automatizavimas vis nukeliamas neapibrėžtam laikui. Daugelyje įmonių vyrauja neteisinga nuomonė, esą, bendrovė yra unikali ir kitų, o ypač užsienio verslo, patyrimas mažai priimtinas. Iš tiesų įmonių veiklos unikalumas tesudaro 10 proc., o likusieji 90 proc. - standartinė veikla. Konkurenciniai pranašumai greičiausiai pasiekiami, kai pirmiausiai sutvarkoma toji standartinės veiklos dalis. O ją įmanoma sutvarkyti tik pasitelkiant standartus. Standartas šiuo atveju reiškia apibrėžimų, taisyklių ir sąvokų rinkinį, kuris sukurtas remiantis patyrimu. Įmonės veiklos standartizavimas turi tapti svarbiausia plėtotės kryptimi. Egzistuoja skirtingi požiūriai į įmonės valdymą. Atsižvelgiant į verslo tipą, gali dominuoti vienas arba kitas požiūris. Kiekvienas požiūris turi savo teorine platformą ir gali neteisingai veikti įmonės valdymą. Todėl yra labai svarbu valdyti požiūrius. Požiūrius galima valdyti tik naudojant standartus. Pirmiausia būtina išsiaiškinti, koks standartas gali būti taikomas vienam ar kitam verslo modeliui. Žinant įmonės verslo modelį galima lengviau automatizuoti procesus, juos susieti, išvengti klaidų. Informacinės sistemos diegiamos pagal įmonės struktūrą ir funkcijas arba pagal jos veiklos procesus. Pastarasis metodas yra teisingiausias, nes, sparčiai keičiantis rinkos reikalavimams, keičiasi įmonės struktūra ir funkcijos. Tuomet informacinė sistema tampa neefektyvi. Procesai transformuojasi lėtai. Jiems tobulėjant, nesunku tobulinti esamą informacine sistemą.
Verslo valdymo standartų evoliucija
Pažangi verslo valdymo patirtis buvo kaupiama, analizuojama. Taip buvo kuriami standartai, koncepcijos, metodikos:
MRP standartas
nustatė gamybines žaidimo taisykles rinkoje. Laipsniškai gamintojams pripildžius
rinką produktų, teko keisti žaidimo taisykles. Pradėtas naudoti naujas verslo
valdymo modelis ERP. Verslo modelių efektyvumą rodo pavyzdys:
Vėliau verslo valdymo informacines sistemas imta vadinti standartų pavadinimais. Taip atsirado MRP/ ERP informacinės sistemos.
Tačiau jeigu daugelis naudoja vienas ir tas pačias taisykles, tai nugalėtojams reikia naujų žaidimų ir taisyklių. Lyderiai išplėtė žaidimo taisykles ir įtraukė naują žaidėją-klientą. Tai tapo CSRP koncepcijos pagrindu ir pagrindiniu naujos sistemos privalumu. CSRP sistemos leido akimirksniu reaguoti į rinkos pasikeitimus. To negalėjo užtikrinti ERP sistemos, kurios buvo orientuotos tik į vidinius įmonės procesus. CSRP koncepcija atsirado integravus j ERP informacine sistemą santykių su klientais valdymo programinius modulius (CRM). Taip įmonės valdymas tapo sinchronizuotas su klientų veiksmais ir poreikiais.
ERP + CRM = CSRP
CRM (Customer RelationshipManagement) - nauja verslo plėtojimo strategija. Jos prioritetas yra maksimalus kliento poreikių patenkinimas. Tai pasiekiama asmeniniu ir dėmesingu klientų aptarnavimu. Didelės konkurencijos sąlygomis tai yra svarbiausias kliento motyvas dirbti su Jūsų kompanija.
CSRP sistemos Lietuvoje
Susipažinus su verslo valdymo standartais, kyla klausimas, į kokį verslo modelį orientuoti įmonės procesų automatizavimą. Nors daugeliui CSRP sistemos galimybės Lietuvoje atrodo nelabai aktualios, tačiau situacija rinkoje greitai pasikeis. CSRP sistemos - ne mada, o galingas verslo valdymo įrankis. Tai rodo dabartinis susidomėjimas
CRM strategijas
realizuojančiomis programomis. Lietuvoje įmonės, bandydamos suspėti į ERP
traukinį pasitelkusios CRM modulį, pasirinktų neteisingą plėtotės kelią. Tai
padėtų verslui perprasti tik
Įdiegdamas sistemą savo įmonėje, klientas kartu su dideliu sistemos funkcionalumu įgyja pažangų Vakarų kompanijų verslo valdymo patyrimą ir geriausias metodikas.
Idiegiant verslo valdymo sistemas, atsižvelgiama j kliento specializuotus poreikius bei į kliento įmonės brandumo lygį. Kliento specializuoti poreikiai - tai 10% įmonės unikalumo, apie kurį kalbėjome iš pradžių. Brandumo lygį lemia 90% įmonės veiklos, kuri yra standartinė. Kaip tik tai, kad 90% veiklos atitinka standartų reikalavimus, ir lemia įmonės brandumo lygį. Brandumo lygis nustatomas pasitelkus standartų rinkinį, kuris yra efektyviausias pagal įmonės veiklos pobūdį, verslo šaką.
Naudojami standartai ir verslo valdymo koncepcijos:
• ISO 9001:2000 kokybės valdymo standartas leidžia identifikuoti procesus ir jų tarpusavio ryšius.
• CMM (CapabilityMaturityModel) standartas leidžia nustatyti įmonės brandumo lygį.
• PMBOK (ProjectManagementBody ofKnoivledge) standarto naudojimas užtikrina sėkmingą projektų valdymo sistemos sukūrimą.
• e. Verslo koncepcij a, Just-in time" organizuoja verslą pagal principą „viskas reikiamu laiku".
• BPI (Business Process Improvement) verslo procesų gerinimo koncepcija užtikrina nenutrūkstamą procesų
gerinimą.
"Business Process Improvement" koncepcija deklaruoja 5 įmonės procesų brandumo lygius:
1. Neapibrėžtumas. Procesai įmonėje neturi kokybinio ir kiekybinio įvertinimo. Procesai veikia kaip ,juoda dėžė", t.y. rezultatas sunkiai prognozuojamas ir suplanuojamas.
2. Kontrolė. Apskaita įgyvendinta, atliekama pagrindinių funkcijų kontrolė. Bandoma kokybiškai įvertinti pagrindinius procesus.
3. Optimizacija. Procesai optimizuoti, dokumentuoti ir sujungti į vieną informacijos sistemą. Atliktas procesų normavimas, pasiektas planavimo efektyvumas, sumažinami kaštai ir nuostoliai. Pradedama valdyti
žinias.
4. Adaptacija. Galimybė nuolat adaptuoti verslo procesus prie besikeičiančių rinkos reikalavimų. Prioritetai teikiami procesų kokybei matuoti: formuojami vidiniai standartai, kurių tikslas – kokybinis visų procesų kokybės matavimas. Strateginiai ir operatyviniai planai tarpusavyje susieti.
5. Tarptautinė klasė. Galimybė daryti įtaką ir formuoti rinką. Įmonė sugeba valdyti visų procesų kokybę.
Įmonėms, diegiančioms Kokybės vadybos sistemas ISO9001, siūlau vienu metu diegti ir CRM sistemą, kuri automatizuoja kokybės valdymo procesą. Diegiant vienu metu abi sistemas, gaunama nauda:
• Kokybės valdymo sistemos ir ją palaikančios informacinės verslo valdymo sistemos diegimo laikas
sutrumpėja iki 50%.
• Abiejų sistemų darbo efektyvumas padidėja iki 80%.
• Abiejų sistemų projektinis galingumas pasiekiamas 50% greičiau.
• Sistemų atsipirkimo laikotarpis yra 50% trumpesnis.
• Įmonės investicinis patrauklumas didėja, nes išvystytose šalyse galioja taisyklė naudoti abi sistemas vienu
metu.
• Pagerėja darbų atlikimo disciplina įmonėje, kadangi kokybės sistema nėra vien tik „popierinė". Sumažėja
nuostoliai dėl defektų ir neatitikimų. Naudojant informacines sistemas galima vykdyti procesų
matavimus, nustatyti kokybės nuostolius. Informacinė sistema įmonėje sukuria vieną faktų kalbą.
• Informacinė sistema sudaro galimybę pademonstruoti, kaip aprašytos procedūros veikia realiai, ko
reikalauja nauja ISO 9001:2000 standarto versija.
• Įmonė tampa „skaidresnė" vadovams, todėl padidėja priimamų sprendimų efektyvumas.
Šie rodikliai pasiekiami, nes abi sistemos diegiamos naudojant vieną ir tą patį įmonės verslo valdymo modelį, sukurtą įmonės informacinio audito metu. O tai sutaupo laiko ir pinigų.
XXI a. vadybos koncepcijoje Piteris Drukeris iškelia ne staklių, o „intelektualaus kapitalo" svarbą. Todėl šiuo metu matome naują tendenciją, kad verslo valdymo procesai ima dominuoti prieš pagrindinius įmonės procesus. „Darančių pinigus" procesų (pardavimo, gamybos, projektavimo) gali būti daug ir įvairių, bet sėkmingas jų valdymas priklauso nuo „intelektualaus kapitalo" galios. „Intelektualaus kapitalo" efektyviu įrankiu tampa CSRP klasės informacinės sistemos.