KAIP PASIRINKTI VERSLO VALDYMO SISTEMĄ

Kainų palyginimas ir derybos

Pirmiausia įsitikinkite, kad lyginate vienodus pasiūlymus. Sunkiai tikėtina, jog tą patį sprendimą viena kompanija gali įdiegti už 20 000 Lt, kita – už 40 000 Lt. Įsitikinkite, jog pasiūlymuose nėra “paslėptų kaštų”. Tačiau kvalifikuotam pasiūlymų įvertinimui tiesiog būtina skirti laiko ir pastangų.

Sunkiausia yra palyginti paslaugų kainą ir suteikiamą vertę. Tačiau galioja bendra tendencija, jog brangiausius įkainius taiko profesionaliausios kompanijos. Tai dažniausiai atsiperka, nes šis profesionalumas užtikrina diegimo sėkmę.

KAIP PASIRINKTI VERSLO VALDYMO SISTEMĄ

Kainų palyginimas ir derybos

Pirmiausia įsitikinkite, kad lyginate vienodus pasiūlymus. Sunkiai tikėtina, jog tą patį sprendimą viena kompanija gali įdiegti už 20 000 Lt, kita – už 40 000 Lt. Įsitikinkite, jog pasiūlymuose nėra “paslėptų kaštų”. Tačiau kvalifikuotam pasiūlymų įvertinimui tiesiog būtina skirti laiko ir pastangų.

Sunkiausia yra palyginti paslaugų kainą ir suteikiamą vertę. Tačiau galioja bendra tendencija, jog brangiausius įkainius taiko profesionaliausios kompanijos. Tai dažniausiai atsiperka, nes šis profesionalumas užtikrina diegimo sėkmę.

Bendrosios sistemų ir partnerių pasirinkimo klaidos
Dauguma įmonių mano, jog visos programos yra beveik vienodos, ir tos pačios programos diegimo rezultatai bus panašūs, nesvarbu, kokiu būdu ji bus diegiama. Tačiau visada tarp dviejų sistemų bus nemaži skirtumai. Norint padaryti teisingą pasirinkimą, būtina apibrėžti įmonės poreikius. Poreikių sąraše turi būti tiek “būtini”, tiek ir “pageidaujami” reikalavimai.

Būtų labai naudinga turėti tokio turinio vidinį įmonės dokumentą:

- kiekvieno padalinio ar srities reikalavimų sąrašą, išskiriant prioritetus;
- aprašymą, kaip surenkami, paskirstomi ir apdorojami duomenys;
- esamos duomenų apdorojimo ir kontrolės sistemos (rankinės ir automatinės);
- pamatuojami organizacijos tikslai (pavyzdžiui, “kasdieninės balanso ir veiklos ataskaitos”, “pardavimo dokumentai įvedami į kompiuterinę sistemą vieną kartą”);
- duomenų apimtys (pavyzdžiui, sąskaitų kiekis per dieną, darbuotojų skaičius, didžiosios knygos operacijų skaičius);
- ataskaitos, reikalingos išoriniams auditoriams, mokesčių inspekcijai;
- ataskaitos, reikalingos valdymui;
- integravimas su kitomis sistemomis;.

Funkcinių reikalavimų dokumento buvimas duos akivaizdžius pranašumus Jūsų įmonei

- diegimo procesas bus labiau apibrėžtas iš pat pradžių, bus išvengta bereikalingo blaškymosi ir projekto neapibrėžtumo;

 - bus galima objektyviai palyginti sistemų galimybes bei konsultantų profesionalumą, įvertinant Jūsų poreikius.

"Mes neturime laiko"

Bet koks stambus pertvarkymo projektas reikalauja laiko. Jei jo nėra – geriau atidėkite diegimą vėlesniam laikui. Būtina užtikrinti, kad konsultantai, renkantys informaciją Jūsų įmonėje, galėtų išsamiai bendrauti su kertiniais darbuotojais. Juk chirurgui, tiriančiam operacijos galimybę ir būtinumą, paprastai nesakome “mes neturime laiko”.

"Mes galime įdiegti sistemą patys"

Patyrę sprendimų centrai yra įdiegę apskaitos ir verslo valdymo sistemas dešimtyse ir šimtuose įmonių. Todėl paprastai jų patirties ir žinių lygis yra aukštesnis nei įmonės, besiruošiančios automatizuoti apskaitą. Išnaudokite šias žinias ir paklauskite konsultantų apie jų patirtį, gręsiančias diegimo problemas ir jų sprendimus. O jei manote, kad sistemą galite įdiegti patys, atsakykite į keletą klausimų:

Reikalavimų specifikacijos rengimas yra “pilno etato” darbas. Ar Jūsų personalas gali tuo užsiimti, nesumažindamas savo tiesioginio darbo efektyvumo?
Sėkmingam projektui reikia dedikuoto projekto vadovo, turinčio patirtį ir sugebėjimus prisiimti diegimo atsakomybę. Ar turite tokį žmogų?
Sėkmingam projektui reikia dedikuoto projekto vadovo, turinčio patirtį ir sugebėjimus prisiimti diegimo atsakomybę. Ar turite tokį žmogų?
· Kas atliks duomenų konvertavimą, programų pritaikymą, mokys galutinius sistemos vartotojus?

Pigiausias sprendimas yra geriausias

Širdis ir smegenys yra svarbiausi žmogaus organai. Įsivaizduokite, jog renkatės chirurgą širdies operacijai, apklausdami 3-4 chirurgus ir pasirenkate pigiausią variantą. Apskaitos ir verslo valdymo sistemos diegimas įmonei reiškia tą patį, ką ir širdies operacija. Todėl “pigiausio sprendimo” pasirinkimas gresia rizika, netesėtais pažadais ir dar didesniais nekvalifikuotų sprendimų taisymo kaštais.

Remiamasi nuogirdomis, paviršutiniškais atsiliepimais ir sistemų demonstracija

Apskaitos ir verslo valdymo sistemų diegimas yra specifinė, sudėtinga ir daug žinių reikalaujanti sritis. Todėl nevertėtų pasitikėti rekomendacijomis, nebent jas suteikia tos srities profesionalai. Sistemos demonstracija taip pat nėra geriausias būdas sprendimui parinkti – demonstracija trunka keletą valandų, o kliento problemų supratimas ir jų sprendimas – procesas, kuris trunka ne vieną mėnesį.

KAIP PASIRINKTI KONSULTAVIMO ĮMONĘ

Idealus sprendimas sutinkamas retai. Paprastai tik 60-80 % įmonės poreikių ir sistemos galimybių sutampa. Kiti 20 – 40 % bus daugiausia darbo ir pastangų reikalaujanti dalis. Todėl nepasitikėkite kompanija, kuri sako, jog įdiegs sistemą be papildomo projektavimo ir programavimo specialiai Jums.

Ko gero, kiekvienas norėtų, kad pasirinktas sprendimas būtų sėkmingai įdiegtas. Tam reikia pasirinkti konsultantą, suprantantį Jūsų verslą. Dauguma konsultantų yra aukštos techninės kvalifikacijos specialistai, tačiau ne visi turi pakankamai įgūdžių, reikalingų Jūsų poreikiams atskleisti ir juos suprasti.

Vengti galimo lūkesčių nepasiteisinimo

Pavojus pasirinkti netinkamą konsultantą yra realus.. Tai reiškia, kad trys iš keturių įdiegtų projektų neatitinka pirkėjų lūkesčių. Kaip išvengti tokios situacijos?

Sėkmingo diegimo faktoriai susiję ne tik su pačiu diegimo procesu. Jau pats pirmasis susitikimas su konsultantu gali parodyti ar projekto diegimas bus sėkmingas.

Mažinti riziką

Jeigu jau pirmojo susitikimo metu konsultantas stengiasi sutelkti savo dėmesį į produkto funkcijas, atsiranda didelė tikimybė, kad Jūs būsite nepatenkinti galutiniu rezultatu. Deja, tai yra labai dažnai naudojamas ir konsultantų mėgstamas planavimo metodas. Be to, tokio tipo konsultantai prisistato kaip labai geri produkto ekspertai, galintys produktą įdiegti ir apmokyti galutinius vartotojus.

Dirbdami su tokiu konsultantu, projekto apimtys nustatysite tiesiog peržiūrėdami produkto funkcijas. Konsultantas jas pademonstruos, o jūs pasirinksite tas, kurios tuo metu pasirodys jums reikalingos.

Eliminuoti nepageidaujamas pasekmes

Kitas žingsnis yra pasirinktų funkcijų diegimas ir galutinių vartotojų mokymas. Tačiau tikrieji Jūsų poreikiai nėra aiškūs, todėl galutiniai vartotojai atskleidžia tam tikras kritines užduotis, kurių sistema neleidžia jiems atlikti. To pasekmėje reikia plėsti projekto apimtis, didinti biudžetą bei atidėti diegimo terminus.

Be to, projektą įtakoja ir kiti verslo faktoriai. Todėl, esant pakankamai geram projekto diegimo procesui, galima pasiekti, kad Jūsų poreikiai bus realizuoti, tačiau tai kainuos žymiai daugiau, nei tikėjotės pradžioje. Tačiau tuo atveju, kai nėra abiejų šalių - tiek konsultanto, tiek pirkėjo - įsipareigojimų, realizuojama tik pusė projektuose numatytų reikalavimų.

Patikrinkite, kaip kiekvieną programavimo užduotį vertina sprendimų centras prieš įsigydami sistemą. Patikrinkite, ar sprendimų centras yra pajėgus imtis programavimo uždavinių be išorinių subrangovų. Kas atsitiks su pritaikyta programine įranga, jei jūsų sprendimų centras netęs verslo? Atsiminkite, jog šioje srityje 3 kompanijoms iš 4 nepasiseka.

Organizacijos dydis

Konsultuojančios organizacijos dydis yra tiesiogiai proporcingas teikiamų paslaugų kiekiui ir kokybei. Įvertinkite darbuotojų skaičių, tiesiogiai dirbančių su apskaitos ir verslo valdymo sistemomis, tačiau neskaičiuokite subrangovų ir išorinių tiekėjų. Pasiteiraukite, kiek laiko darbuotojai dirba kompanijoje.

Buvimo versle laikas

Sprendimų centrai, dirbantys ilgiau, nei penkeri metai, bendrai yra stabilesni ir yra labiau tikėtina, jog jie tęs šį verslą. Įvertinkite, kada kompanija buvo įsteigta ir koks buvo jos augimas. Būkite atsargūs su nesenai įsteigtomis kompanijomis.

Klientų skaičius

Klientų skaičius yra rodiklis, tiesiogiai rodantis kompanijos paslaugų kokybę, sėkmę ir perspektyvas. Todėl paprašykite pilno firmos klientų sąrašo.

Darbuotojų CV

Paprašykite visų darbuotojų CV, kuriose būtų nurodytas darbo kompanijoje laikas, patirtis ir pareigos. Naudokite šią medžiagą sprendimų centrų palyginimui.

Jūsų verslo poreikių analizė

Jei norite projektą įdiegti sėkmingai, pradžioje reikia pasirinkti tinkamas funkcijas. Tačiau jas galite pasirinkti tik tada, jeigu konsultantas nustatys Jūsų verslo poreikius. Konsultantas turi demonstruoti produktą, bet vėliau ir tik tam, kad parodyti tai, ką jis rekomenduoja pagal jūsų verslo poreikius, o ne tam, kad Jūs pasirinktumėte tam tikras funkcijas iš visos galimos funkcijų aibės. Nors tai reiškia, kad reikės keleto papildomų dienų projekto pradžioje poreikiams identifikuoti, tačiau tai gali įtakoti sėkmingą projekto pabaigą.

Nors verslo poreikių analize grindžiamas metodas ir atliekamų funkcijų analize grindžiamas metodas yra skirtingose spektro pusėse, daugelis konsultantų koncentruojasi kažkur apie centrą. Tačiau kuo daugiau dėmesio konsultantas kreipia į Jūsų verslo poreikius, tuo didesnė tikimybė, kad jis sieks juos realizuoti. Svarbu tai, kad pirmiausia būtų visiškai įvertinti Jūsų poreikiai. Štai kodėl mes mokome savo partnerius, stengdamiesi jiems perteikti geriausią verslo patirtį akumuliuojančius planavimo metodus. yra vienintelis sprendimų vidutiniam rinkos segmentui tiekėjas, teikiantis savo partneriams tokias paslaugas.

Geriausia patirtis, akumuliuojama analizės ir diegimo metodologijoje, garantuoja, kad rekomenduojamas sprendimas atitiks Jūsų poreikius.

Metodologija rekomenduoja nustatyti kiekvieno individualaus verslo poreikius. Tam skirta 'Diagnostikos' fazė , kuri eliminuoja produkto funkcijomis grindžiamą pardavimo procesą. Vidutiniškai trunkanti apie 5 dienas, Diagnostika leidžia analitikui surinkti visą informaciją, reikalingą siekiant rekomenduoti būtent Jūsų verslui tinkamą sprendimą, su atitinkamu biudžetu bei diegimo laikotarpiu.

Tyrimai atliekami sesijų metu, kuriose dalyvauja tiek konsultantai, tiek Jūsų vidutinio lygio vadovai, o vėliau ir pagrindiniai darbuotojai. Tokių sesijų metu išsklaidoma pirkėjo/pardavėjo kontaktuose atsirandanti įtampa, tarp šalių nusistovi lygiaverčių partnerių santykiai. Be to, tiesioginis pirkėjo darbuotojų dalyvavimas pačiuose pirmuose etapuose suteikia daugiau galimybių įvertinti diegėjo sugebėjimus atlikti tolimesnius darbus.

Diagnostikos metu pagrindiniai Jūsų vadovai kartu su analitikais aptars pagrindinius Jūsų verslo procesus, siekiant nustatyti svarbiausius verslo uždavinius, kurie turi būti realizuoti projekte. Tačiau patirtis rodo, kad Diagnostikos etapas duoda ir papildomą naudą. Kadangi Diagnostikos metu akivaizdžiai aprašomi pagrindiniai verslo procesai, Jūsų specialistai gali pasiūlyti pagerinti tam tikras procedūras. Taip galima patobulinti Jūsų verslo procesus. To pasekmė - laiko ir pinigų ekonomija. Net jeigu Jūs pasirinksite ne pasiūlytą, o alternatyvų sprendimą, Jūs jau turėsite aprašytus savo verslo procesus, kurie bus naudingi bet kokio sprendimo diegime.

 Metodologijoje yra akumuliuojama ir geriausia sprendimų diegimo, pritaikymo konkretiems pirkėjų reikalavimams bei mokymo patirtis. Taigi Jūs galite neabejoti, kad gausite tokį sprendimą, kokio Jums reikia ir kad visi Jūsų darbuotojai galės atlikti savo užduotis.

Pagal metodologiją sprendimo diegimas priklauso nuo Diagnostikos metu nustatytų verslo procesų. Taip siekiama įdiegti sprendimą, atitinkantį būtent Jūsų verslo reikalavimus.

Taigi Jūs gaunate tokį sprendimą, kokio Jums reikia. Dar svarbiau tai, kad Diagnostikos metu įvertinama rizika bei galimos papildomos išlaidos. Dėl to vėlesniuose projekto diegimo etapuose nereikia didinti biudžeto bei atidėti terminų.
Norėdami gauti sprendimą, kuris atitinka unikalius Jūsų verslo poreikius, pasirinkite konsultantą, kuris naudoja geriausią patirtį akumuliuojančią metodologiją tiek verslui planuoti, tiek sprendimams diegti.

 Metodologija garantuoja, kad Jūs laiku ir pagal numatytą biudžetą gaunate tokį sprendimą, kokio Jums reikia.

Siūlomi projekto įgyvendinimo etapai

Sistemos ir sprendimų centro parinkimas ir diegimas turi būti paruoštas ir įtraukti 5 kritinius etapus. Yra paskaičiuota, jog kiekvienas parinkimui ir poreikių analizei išleistas litas sutaupo 5 litus diegimo metu. Priežastis yra paprasta – geriau suplanavę projektą, patirsime mažiau netikėtumų. Dėmesio šiems etapams paprastai nebūna per daug – juk tik vidutiniškai 28% diegimų baigiasi taip, kaip tikėjosi įmonė.

Paruošimas

Pagrindinis tikslas – suburti projekto komandą įmonės viduje, galinčią apibrėžti įmonės tikslus ir poreikius ir pagal šiuos poreikius parinkti tinkamiausią sprendimą. Žinoma, tokia komanda turi įtraukti pakankamai aukšto rango vadovus bei techninius darbuotojus.

Analizė

Pagrindinis etapo rezultatas – reikalavimų sistemai specifikacija, paremta įmonės tikslais ir informacijos poreikiais. Šiame etape preliminariai apibrėžiama projekto apimtis ir kalendorinis grafikas.

Projektavimas

Pagrindinis etapo rezultatas – reikalavimų transformavimas į projektinius sprendimus. Tik šio etapo metu paprastai įmanoma tiksliai įvertinti projekto trukmę ir kainą.

Sistemos konfigūravimas

Rezultatas – pritaikyta įmonės reikmėms programinė įranga.

Diegimas

Jau pritaikytos programos bandomoji eksploatacija ir diegimas. Rezultatas – įmonės tikslus atspindinti ir realiai veikianti programinė įranga.

I etapas Pirminių kliento reikalavimų analizė:

1.Išanalizuoti pirminius kliento poreikius.
2.Atlikti pirminį ekonominį projekto įvertinimą.
3.Sudaryti darbų vykdymo planą grafiką.
4.Sudaryti ir paruošti darbinę grupę.

Trukmė 1 savaitė.

II etapas Įmonės veiklos analizė (informacijos rinkimas).

1. Aprašyti pirminius reikalavimus būsimai sistemai.
2. Aprašyti įmonės struktūrą
3. Nustatyti įmonės procesų struktūra (schema 1)
4. Nustatyti procesų sąveiką.
5. Nustatyti, kokie procesai neautomatizuoti.
6. Aprašyti funkcijų paskirstymą tarp padalinių ir darbuotojų
7. Nustatyti padalinių funkcijas.
8. Nustatyti funkcinius ryšius tarp padalinių, padalinių sąveika.
9. Atvaizduoti informacinius srautus tarp padalinių.
10. Nustatyti, kokos darbo vietos automatizuojamos ir aprašoma jų tarpusavio sąveika.
11. Nustatyti išorinius informacijos šaltinius.
12. Apibrėžti strateginius tikslus ir vystymosi perspektyvas.
13. Nustatyti kokios technologijos naudojamos įmonėje, automatizavimo priemones

Trukmė 2 savaitės.

III etapas. Įmonės veiklos modelių “kaip yra dabar?” ir “kaip turi būti?” sukūrimas.

1. Apdoroti antrame etape gautus rezultatus ir sukurti esamos situacijos.
2. Grafiškai atvaizduoti modelį “kaip yra daba (schemoje 2 modelis “AS IS)
3. Nustatyti procesų ir funkcijų klaidas ir siauras vietos (tai padės paruošti rekomendacijas gerinimui).
4. Suformuluoti pasiūlymus ir rekomendacijas situacijai gerinti.
5. Nustatyti naujus informacijos srautus.
6. Iš modelio “kaip yra dabar?” sukurti modelį “kaip turi būti?.”

Modelis “kaip turi būti” gaunamas perdirbus modelį “kaip yra dabar” Verslo Procesų Gerinimo Metodikų pagalba. Nubraižoma informacinės sistemos schema.

7. Grafiškai atvaizduoti modelį “kaip turi būti?” (schemoje 2 modelis “TO BE”).

Terminai: 1 savaitė

Schema 2. Informacinės sistemos projekto (modelio “TO BE”) paruošimo schema. Modelyje turi būti matomas laukiamas gerinimo rezultatas.

IV etapas Informacinės sistemos projekto paruošimas

Šiame etape duodamas atsakymas, ką turi daryti naujai sukurta informacinė sistema. Modelis “kaip turi būti” (TO BE) yra  informacinės sistemos projektas, kuris suvienija perspektyvius įmonės vadovybės, ekspertų, sistemos analitikų pasiūlymus ir padeda suformuoti naują informacinės sistemos (racionalių sprendimų) modelio viziją

Veiksmai:

1. Aprašomi visi sistemos reikalavimai.
2. Aprašomos sistemos funkcijos.
3. Aprašoma ir schematiškai atvaizduojama sistemos architektūra.
4. Aprašymas funkcijų paskirstymo tarp aparatinės ir programinės dalies.
5. Aptariami interfeisai ir paskirstomos funkcijos tarp žmogaus ir sistemos.
6. Nustatomos darbuotojų “rolės’ ir dokumentų bei informacijos paskirstymas pagal pareigybes.
7. Nustatomi reikalavimai programiniai įrangai ir aparatiniams resursams.

Terminai: 2 savaitės